Le Flex Office, qui consiste en l’absence de bureau attitré sur le lieu de travail, est de plus en plus plébiscité par les entreprises. Pourquoi plus de 60% d’entre-elles se disent aujourd’hui favorables à la mise en place de cet aménagement flexible ? Quelles sont ses limites et comment réussir son implantation ? Éléments de réponses tirés de l’étude Parella Esquisse.
En quoi consiste le flex office ?
Le Flex Office est un mode d’aménagement de l’environnement de travail au sein duquel les salariés n’ont pas d’espace de travail qui leur est personnellement dédié. L’aménagement est pensé de telle sorte que les collaborateurs retrouvent une certaine mobilité dans le bureau. Le Flex Office peut prendre différentes formes, on parle alors de nomadisme, de hot desking ou de desk sharing :
- Le nomadisme est un aménagement au sein duquel chaque collaborateur dispose d’un poste fixe mais peut travailler où il le souhaite au sein des locaux.
- Dans une configuration de desk sharing, l’entreprise propose autant de postes de travail que de salariés mais aucun bureau n’est attribué.
- Le hot desking est sans doute l’organisation la plus flexible puisqu’aucun poste n’est attribué et que le nombre de bureaux est inférieur au nombre de collaborateurs.
Quels sont les atouts de cet aménagement flexible ?
Quelle que soit la forme que prend le Flex Office, les avantages offerts par cet aménagement de l’espace se révèlent être nombreux pour l’entreprise. Parmi les atouts les plus cités, on compte l’adaptation à la transition digitale, le développement de l’intelligence collective et les gains économiques non négligeables :
- La transition digitale soutient le développement de nouvelles formes de travail, à l’instar du corpo-working ou du télétravail. Les entreprises se tournent naturellement vers plus de mobilité et offrent aux salariés la possibilité de travailler hors de ses murs. Dans cette configuration, la question de l’optimisation du taux d’occupation se pose et le Flex Office constitue une réponse concrète à cette problématique.
- En bousculant les codes de l’aménagement des espaces de travail, les entreprises proposent aux professionnels de travailler différemment, ce qui favorise la créativité, la collaboration, et ainsi le développement de l’intelligence collective.
- Adopter le Flex Office répond à une logique économique de réduction des coûts pour l’employeur dans la mesure où la surface des locaux est exploitée au maximum et les environnements de travail mutualisés.
Quelles sont les limites du Flex Office ?
Malgré une intention clairement prononcée des entreprises à franchir le pas vers le Flex Office, 77% d’entre-elles ont pour l’instant renoncé à effectuer cette transition vers plus de flexibilité. Car dans les faits, la mise en place du Flex Office se heurte à un certain nombre de freins.
- Le principal frein à lever est celui de l’acceptation des collaborateurs, encore très réfractaires à ce type d’organisation. Ils invoquent notamment l’incapacité du Flex Office à s’adapter aux exigences de leurs métiers, mais aussi de leur statut.
- Autre argument crucial : le bon respect des règles de vie en collectivité qui se doivent d’être d’autant mieux respectées que les collaborateurs bénéficient de davantage de liberté.
- Finalement, lors des périodes de flux tendu et de forte occupation, il importe à l’employeur de gérer efficacement les espaces disponibles pour que chaque collaborateur puisse travailler dans de bonnes conditions.
Les entreprises disposent néanmoins de moyens d’action pour gérer au mieux la transition vers le Flex Office. Un audit de l’organisation interne permet tout d’abord de proposer un type de Flex Office qui soit adapté à la stratégie globale et aux divers métiers. Instaurer une politique de télétravail permet également d’accompagner cette transition et d’assurer une bonne gestion du taux d’occupation dans le temps. Finalement, la mise en place de projets pilotes constitue un moyen efficace d’impliquer les équipes et de les rassurer dans l’objectif de susciter leur adhésion.