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Travailler sur un projet qui demande une attention toute particulière semble aujourd’hui bien difficile dans les bureaux partagés. En open space avec, pourquoi pas, un système de flex office, comment faire pour retrouver la concentration à l’instant T ? Tout en restant accessible pour les conversations importantes ? Répondre à ces questions est un enjeu fondamental pour la Qualité de Vie en Entreprise (QVT).

 

Baisse de la concentration, hausse de la réactivité

En 2010 déjà, une étude de l’entreprise Sciforma, établissait que la concentration maximale d’un salarié était de 12 minutes. Autrement dit, voilà le temps dont il dispose pour réaliser une tâche sans que son esprit ne s’échappe. Aucune autre étude n’a cependant été publiée en France depuis. Mais on imagine sans peine que ce décompte a encore dû baisser.

À l’inverse, il apparaît nettement dans les entreprises que les collaborateurs sont de plus en plus réactifs aux demandes urgentes et remettent à plus tard les projets importants… Pour les moments où ils auront enfin le loisir de se concentrer : chez eux, bien souvent. Cet état de fait correspond finalement au basculement actuel du monde du travail et à l’arrivée des nouvelles générations.

 

Les causes principales de la déconcentration au bureau

L’open space mis à mal

L’aménagement en open space a connu son moment de gloire dans les années 2000. Le but affiché était de stimuler la communication entre les équipes. En effet comment, a priori, générer plus de conversations sinon en supprimant les cloisons ? Un raisonnement qui tombe évidemment sous le sens. Et pourtant … l’open space est parfois devenu un ennemi de la productivité. En effet, selon l’enquête JNA-IFOP pour la troisième édition de la « Semaine de la santé auditive » en 2018, le bruit est « susceptible d’avoir des répercussions sur la qualité du travail » de 72 % des actifs. Ce qui se traduit par une lenteur et/ou une difficulté de concentration.

D’autant plus qu’il apparaît aujourd’hui que, au lieu de favoriser la communication des équipes, l’open space la diminue.

Le niveau sonore

Autre écueil des open spaces à l’origine de la détérioration de la concentration : les personnes qui bougent, qui s’apostrophent. Et finalement, beaucoup plus souvent : des conversations téléphoniques qui sont dérangées par des collègues qui parlent trop fort. Ou bien chuchotées pour ne pas déranger, et inaudibles à l’autre bout du fil. Heureusement, pour pallier cela, certaines sociétés font installer des « bulles de confidentialité » pour discuter entre collègues ou au téléphone. Bien sûr, encore faut-il que la bulle soit disponible.

Pour autant, cela ne règle pas le problème de la perte de concentration à son poste de travail. D’autant plus qu’il existe des bruits impossibles à maîtriser, comme celui du clavier par exemple.

D’une manière générale, et en grande partie à cause du bruit, l’open space est source d’effets négatifs sur les salariés. À tel point que certains collaborateurs désertent leur espace de travail pour d’autres lieux moins bruyants.

Le smartphone

Mais il ne faudrait pas tout mettre sur le compte de l’open space. La déconcentration au travail augmente en effet à mesure que les smartphones et les applications évoluent. Puisque leur but caché est de happer l’utilisateur le plus longtemps possible, entre lire les notifications et produire, chacun doit choisir. Mais le cerveau étant partisan de la récompense immédiate, le smartphone repart souvent gagnant. Sans parler des notifications professionnelles ou privées qui apparaissent directement sur l’écran de l’ordinateur.

Dans ces cas précis, le retour de la concentration ne peut se faire qu’avec une discipline personnelle propre à chacun. À commencer par le fait de supprimer des notifications inutiles et de se concentrer sur celles, importantes ou urgentes, qui demandent une réponse.

 

Rester concentré … et disponible

Se couper du bruit…

Mais retrouver la concentration dans un environnement bruyant peut se faire de différentes manières. A priori, mettre un casque ou des bouchons d’oreilles sont des solutions immédiates. Mais elles ont un sérieux inconvénient : elles empêchent d’être disponible à l’autre s’il a besoin de nous.

Pour parvenir à un équilibre, il faut avant tout miser sur le confort acoustique des collaborateurs. Celui-ci étant une des clés de voûte de la QVT. Néanmoins, les entreprises ne sont pas contraintes par des règles précises en open space. En effet, jusqu’à présent, une norme permet seulement de les guider (la norme acoustique S31-199 de l’AFNOR).

… sans se couper des autres

La solution existe notamment à travers des écouteurs anti-bruit nouvelle génération qui se distinguent des autres produits de la même gamme. En cela que leur technologie permet de diminuer les bruits environnants tout en laissant passer la voix d’une personne qui vous parle en face. Le porteur des écouteurs est donc concentré dans son travail mais disponible pour ses collègues. Cette technologie permet ainsi un véritable juste milieu.

 

Autant que l’aménagement optimal des bureaux, la technologie peut considérablement vous aider à améliorer la QVT de votre entreprise. Il s’agit en effet de trouver un équilibre entre la nécessité de communiquer en face à face, et de permettre aux salariés de pouvoir s’isoler des bruits parasites.